Sinnvolle Hard- und Software von PC-Arbeitsplätzen hängen von den Anforderungen ab.
Ob günstige Hardware aus zweiter Hand oder leistungsfähige Neusysteme – bei Auswahl und Beschaffung sind Erfahrungen hilfreich.
Falls FOSS (Free Open Source Software) die Erfordernisse abdeckt, können Lizenzkosten eingespart werden. Diese Software ist proprietärer Software oft auch überlegen da die Entwicklung der Software statt von finanziellen Interessen des Anbieters eher vom Interesse geleitet wird, mehr zufriedene Anwender als die Konkurenz zu haben.
Je früher ein Konzept erarbeitet wird, um so mehr Kosten können eingespart werden, z.B. durch gezielt geschulte Mitarbeiter.
Im Bereich Kommunikation sind neben Telefonen heute auch Lösungen für Video-Konferenzen verbreitet. Auch hier können mit FOSS Kosten reduziert werden.
Sehr wichtig ist auch die Einhaltung validierter Protokolle, die für die Sicherheit sämtlicher Systeme sorgen. Denn ob ein Fehler der Konzeption oder ob Hacker die Funktion stören, ändert an den Kosten nichts.